Werkprocessen als nieuwe ‘taal’ in een organisatie

Legenda Voor veel organisaties beschrijf ik werkprocessen. Dat doe ik op dit moment voor een nieuw opgerichte overheidsorganisatie. Kenmerkend aan mijn werkwijze is dat het gebaseerd is op de doorbraak-methode. Essentieel aan deze manier van werken is dat het beschrijven van de processen niet van buitenaf wordt opgelegd, maar door de medewerkers zelf doorlopen. Zo wordt gebruik gemaakt wordt van de aanwezige kennis van de directbetrokken medewerkers. Zij krijgen van het management de ruimte om zelf hun eigen processen vorm te geven en worden uitgedaagd hun eigen creativiteit en denkkracht daarvoor in te zetten.

Wat ik merk is dat medewerkers van verschillende afdelingen met elkaar in gesprek zijn over hoe ze met elkaar samenwerken. Dat het analysen en ontwerpen van de processen er ook voor zorgt dat er een nieuwe, gemeenschappelijke taal ontwikkeld wordt. Men praat niet over de inhoud, niet over elkaar, maar men praat over de blokjes en de pijltjes. Over hoe ze dat slimmer met elkaar kunnen organiseren. Tussen welke pijltjes en welke blokjes de achilleshiel van het werkproces nou echt zit. Het is heerlijk om zo met medewerkers in gesprek te zijn en hen te helpen om hun eigen werk leuker én slimmer in te richten.

Regionale coalities betaald voetbal clubs

aanvoerders
Met het smeden van regionale coalities op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) willen Betaald Voetbal Organisaties hun daadkracht in de samenleving vergroten. In Limburg en Gelderland worden de eerste samenwerkingsverbanden gezocht om elkaar te versterken. N.E.C. Nijmegen juicht het initiatief toe.

Namens stichting Meer dan Voetbal is Theo Hermsen vorig jaar begonnen om in Limburg en Gelderland ‘regionale coalities’ te smeden. In Limburg (samenwerking tussen MVV, Fortuna Sittard, Roda JC en VVV Venlo) en in Gelderland (N.E.C. Nijmegen, Vitesse en De Graafschap) zijn door zeven BVO’s de eerste stappen gezet om een regionale coalitie te vormen die een volgende stap in het maatschappelijk verantwoord ondernemen zet. “In deze regio’s zagen de betrokkenen kansen,” verklaart Hermsen de keus voor de twee provincies.

Hermsen merkte dat de Betaald Voetbal Organisaties hun invloed op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen wilde vergroten. “De BVO’s zijn met hun eigen stichtingen op het vlak van MVO vooral lokaal gericht,” legt Hermsen uit, die tegelijkertijd wist dat amateurverenigingen en sportclubs in deze tijd minder geld beschikbaar hebben en ook gebaat zijn bij samenwerking. “Ook maatschappelijke organisaties krijgen vanwege decentralisaties met steeds meer verantwoordelijkheden te maken en ook zij moeten het met minder inkomsten doen,” vertelt Hermsen. “Door de BVO’s, sportverenigingen en maatschappelijke organisaties bij elkaar te brengen kunnen voor alle drie doelstellingen worden gerealiseerd en kunnen alle partijen een hoger maatschappelijk rendement halen. Samen sta je sterker en bereik je meer dan in je eentje.”

Het samenwerkingsplan is een gezamenlijk initiatief van stichting Meer dan Voetbal, ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de betrokken Betaald Voetbal Organisaties (BVO’s). De coalities hebben als doel om sportverenigingen te bewegen om een grotere maatschappelijke rol te spelen.

Open club
In dit verband wil de regionale coalitie Gelderland honderdvijftig zogeheten ‘open clubs’ realiseren. Een open club kenmerkt zich door de verbinding te zoeken buiten de grenzen van het eigen sportpark. Door als sportverenigingen samen te werken met instanties die de waarde van sport inzien – bijvoorbeeld gemeenten, onderwijs- of zorginstellingen – kunnen de verschillende groepen elkaar versterken en samen activiteiten aanbieden, zoals kansarme jongeren laten sporten, ouderen in beweging krijgen of kinderen helpen met huiswerk. “In de coalitie in Gelderland willen we driehonderd bestaande sportverenigingen bereiken en honderdvijftig open clubs realiseren. Daar zijn we op dit moment hard naar op zoek. Met NOC*NSF als partner willen we een brug slaan naar alle mogelijke sportverenigingen en met de provincies kunnen we het maatschappelijk middenveld bereiken,” vertelt Hermsen.

Samenwerking van BVO’s op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ligt minder gevoelig dan een samenwerking op bijvoorbeeld het voetbaltechnische vlak, zegt Hermsen. “Dat zorgt sneller voor weerstand.” Van die weerstand is ook Bart van Ingen – directeur algemene zaken van N.E.C. Nijmegen – zich bewust bij het samenwerken met onder meer Vitesse en De Graafschap. “Er zijn genoeg mensen die de rivaliteit benadrukken en dan op de rem gaan staan, maar ik vind dat je op het gebied van MVO daar overheen moet stappen,” zegt Van Ingen.

N.E.C. Nijmegen werkt meer dan zes jaar samen met lokale amateurverenigingen en heeft met zijn eigen maatschappelijke stichting ‘N.E.C. Doelbewust’ als doel om een bijdrage te leveren aan een sterkere samenleving. “Wij zijn als club niet alleen gericht op voetbal, maar hebben de ambitie om ook van waarde te zijn in de maatschappij.” De speerpunten van N.E.C. zijn in dat verband: ontwikkeling, mentaliteit en vitaliteit. Van Ingen wijst als voorbeeld op het project van de NEC Buurtbattle, waar de jeugd van Nijmegen niet alleen tot bewegen werd aangezet, maar ook leerde om respect voor elkaar te hebben. “De kennis die wij in onze club hebben, willen wij inzetten in de maatschappij.”

Van Ingen juicht de samenwerking in de regionale coalities toe. “Sport heeft een grote impact op de maatschappij en voetbalclubs hebben een grote maatschappelijke waarde. Wij werken in Nijmegen al samen met twintig amateurclubs, maar willen een grotere regio bedienen. Dat is een ideële overtuiging – dat we als club in de maatschappij breed worden gedragen – maar heeft daarnaast als doel om in een groter gebied sympathie voor N.E.C. Nijmegen te krijgen.”

Het advies van Van Ingen luidt dan ook om als club over je eigen schaduw heen te kijken.
“Wij hoeven als club niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Er zijn clubs die betere ideeën hebben dan wij, dus in een samenwerking kun je kwetsbaar opstellen. Het gaat om kennis delen en samenwerken op verschillende fronten. Denk bijvoorbeeld eens aan de besparing die je kunt doen door met alle sportverenigingen in de regio, van ijshockey tot basketbal, groene energie in te kopen. Iedereen die ook de deuren open zet is meer dan welkom om zich aan te sluiten.”

Geschreven door Rins van Kouwen (www.http://sportknowhowxl.nl)

Voor meer informatie over de open club, kijk op www.meerdanvoetbal.nl/open club of bekijk dit filmpje

Inspiratiesessie ‘open club’ bij VVV Venlo

werksessie VVV Venlo In opdracht van Stichting Meer dan Voetbal, VVV-Venlo en de KNVB leidde ik op 14 maart een inspiratiesessie voor sportverenigingen uit de regio Noord-Limburg. Voorafgaand aan de wedstrijd VVV-Venlo – FC Dordrecht kwamen ruim 40 bestuurders van 25 sportverenigingen uit het district Zuid II bijeen in Seacon Stadion De Koel. Zij wisselden ervaringen uit over de maatschappelijke activiteiten van hun sportvereniging. Wat doen de verenigingen op maatschappelijk vlak? Wat werkt en wat werkt juist niet?

Je ziet dat steeds meer verenigingen zich, naast het aanbieden van sport, inzetten voor maatschappelijke doelen. Kinderopvang, reïntegratie en ouderenparticipatie zijn enkele thema’s waarop deze clubs actief zijn. In ieder dorp, wijk of plattelandsgebied in Nederland zijn er sportverenigingen. Sportverenigingen zijn het sterkst sociale verband dat we kennen in Nederland. Verenigingen beschikken over een breed en divers ledenbestand, een aansprekende accommodatie met veel veel vrijwilligers en veel organisatiekracht. Als we in Nederland meer sportverenigingen kunnen inspireren om zich te ontwikkelen tot een open club – die haar clubhuis openstelt voor de buurt, haar sterke maatschappelijke rol in de eigen buurt of gemeenschap gebruikt en zich inzet voor haar leden, buurtbewoners en sociale thema’s in de wijk – kunnen we de impact van sport op de samenleving enorm vergroten.

Bekijk hier de korte samenvatting van de sessie en hier de learnings uit de sessie

Op het snijvlak van bedrijfsleven en overheid…

gezondheid‘Doing good, is good for business’, aldus Richard Branson. Hoe zou de wereld eruit zien als bedrijven en overheid samen optrekken om het overgewicht onder jongeren aan te pakken. We hebben meer gezonde kinderen, de levensmiddelenproducenten verkopen meer gezonde producten, de zorgverzekeraars hebben gezondere cliënten en onze gezamenlijke kosten van de gezondheidszorg gaan omlaag. Iedereen winst!

De kracht van voetbal

aissatiVoetballers zijn magneten. Voetbal als voertuig om jongeren te bereiken, om problemen in de samenleving aan te pakken. Voetbalclubs zetten hun spelers, stadion en businessclub in om hun steentje bij te dragen aan een mooiere samenleving. Welke envelop maak je eerder open die van UWV of van je favoriete voetbalclub?

Ledenwerver van een lokale, duurzame energiecoöperatie LochemEnergie

Avond van de Energie Lochem
September 2012 werd ik gevraagd om LochemEnergie te helpen om meer leden en klanten te verbinden aan de energiecoöperatie. LochemEnergie is een coöperatie die beoogt binnen 10 jaar voor 10.000 huishoudens en bedrijven in Lochem duurzame energie binnen de gemeentegrenzen op te wekken. Door lid te worden van de vereniging kunnen individuele burgers en bedrijven zeer eenvoudig hun groene stroom en energie uit hun eigen achtertuin gaan betrekken. De winst van de coöperatie gaat naar de eigen leden en blijft in de eigen gemeenschap.

Ik was nog maar net aan de slag als ledenwerver of de energieleverancier van LochemEnergie, Trainel, ging failliet. Het leverde een hoop vragen en ongerustheid op bij de 100 klanten. Door de grote betrokkenheid van de klanten bij LochemEnergie, kreeg de coöperatie de tijd om een nieuwe energieleverancier te zoeken (Eneco). Door tijdens deze zoektocht de bestaande klanten eerlijk en tijdig te informeren, te betrekken en bij te staan bij de administratieve afhandeling van het faillissement, waren binnen een maand alle 100 klanten opnieuw op ‘ons’ net aangesloten.

Omdat ik geboren en getogen ben in Laren (Gld) en daardoor de Lochemers goed ken, vroeg het bestuur van LochemEnergie mij of ik een slinger kon geven aan de leden- en klantenwerving. Mijn missie: van mooie plannen naar actie! Ik stond aan de wieg van de ‘Avonden van de Energie’: interactieve bijeenkomsten over duurzame energie in de verschillende dorpskernen. Ik stond met een informatiestand op braderieën en grote dorpsbijeenkomsten, betrok verenigingen en scholen actief bij de coöperatie en gebruikte social media als platform om inwoners te bereiken. Uiteenlopende acties met een verschillend effect, waardoor ik weet wat werkt, maar zeker ook wat niet werkt. Ondanks mijn acties nam het aantal leden en klanten niet exponentieel toe. Net als veel lokale energiecoöperaties moet LochemEnergie het hebben van geduld en de lange adem. Wat wel werkt? Persoonlijk contact, gebruik makend van het krachtige verenigingsleven, drijvend op haar vrijwilligers, in iedere dorpskern een sterke ambassadeur.

Toch is het mooi om te zien, dat daar waar de grote energiereuzen de grootst mogelijk moeite hebben om klanten te binden, daar groeit LochemEnergie gestaag door met duurzame, lokale klantrelaties!

Voor mezelf beginnen (2)

foto-10Het was eind september van het vorige jaar dat ik op de borrel van de bijeenkomst van mijn zakelijke netwerk WeetWatWerkt besloot om voor mijzelf te beginnen. Na 7 mooie jaren bij Groen & Heesen was het tijd om een nieuwe weg in te slaan. Ik zal in deze blog ‘Voor mezelf beginnen’ periodiek vertellen over mijn ervaringen en ontdekkingen bij het opzetten van mijn eigen bedrijf: Theo Hermsen Organisatieadvies.

Mijn eerste blog ging over de aanloop naar mijn beslissing en mijn eerste ervaringen. De afgelopen weken stond het teken van netwerken. Bijpraten met oude bekenden, maar ook nieuwe contacten leggen..

Sinds 1 februari ben ik begonnen om de inhoudelijke aansturing te doen voor Vitesse Betrokken, de maatschappelijke stichting van de BV Vitesse. Namens Vitesse Betrokken was ik 24 januari jl. aanwezig op een Expertisedag van de KNVB in de Galgenwaard in Utrecht. Daar was ik om te praten over het maatschappelijke verantwoord ondernemen in tijden van bezuiniging en hoopte ik wat nieuwe contacten in de voetbalwereld te leggen.

Ik ging naar twee workshops van Meer dan Voetbal. Een stichting die de maatschappelijke activiteiten van betaald voetbalorganisaties stimuleert en onder de aandacht brengt. Tijdens de workshop kom ik aan de praat met de directeur van Meer dan Voetbal over hoe betaald voetbalorganisaties (BVO’s) en de gemeenten meer van elkaar zouden kunnen profiteren. Mijn ervaring is dat het twee werelden zijn die heel anders georganiseerd zijn. Dat kan soms schuren, maar is ook heel veel mogelijk als beide partijen elkaars toegevoegde waarde zien en intensief samenwerken.

Nadat ik de eerste contacten had gelegd op deze dag, regelde ik een afspraak met de directeur van Meer dan Voetbal. 7 maart om 14.00 uur tegenover het KNVB Sportcentrum in de Zeister bossen. Aangezien ik geen auto heb, bekeek ik zoals altijd de avond van tevoren hoe ik daar met het openbaar vervoer zou kunnen komen. Helaas bleek de bus één keer per uur te rijden en om 13.09 of 14.09 aan te komen. Veel te vroeg of veel te laat. Ik kwam tot de ingenieuze oplossing: ik pak de fiets. Het is 17 kilometer, dat moet kunnen. Dan kan ik mijn volgende afspraak om 17.00 uur in Amsterdam nog met gemak halen.

Ik fiets in mijn nette pak naar Zeist en kom netjes op tijd aan bij het Hotel Restaurant Oud London, wat ligt 100 meter van KNVB Sportcentrum. Mooi op tijd, dus kan ik, onder het genot van kopje koffie, me voorbereiden op het gesprek. Ik heb nou niet bepaald een nieuwe fiets, dus ik stel mezelf de vraag: wat doe ik ermee? Fiets ik ernaar toe of zal ik de fiets bij Oud London achterlaten? Ik besluit het laatste te doen. Goede keus, want er staan allemaal mooie auto’s op de parkeerplaats. Daar had mijn fiets wat schril bij afgestoken.

Na een goed gesprek met de directeur van Meer dan Voetbal loop ik terug naar Oud London. Het regent. Oef, wat doe ik nu? Ik ga nog even een kopje koffie scoren. Dan kan ik nog even rustig het gesprek in laten dalen en op de buienradar kijken, wanneer ik het beste terug kan fietsen. Maar helaas geen goed nieuws. Het blijft de komende uren regenen…

Omdat ik om 17.00 uur in Amsterdam moet zijn, besluit ik terug te fietsen. Optimist als ik ben, heb ik natuurlijk mijn regenkleding thuis laten liggen. Ik fiets terug en het blijft regenen. Allerlei gedachtes schieten door mijn hoofd: ‘Zal ik mijn fiets hier achterlaten?’ ‘Mooi dat voor mezelf beginnen!’ ‘Het leven van snelle, flitsende consultant in een notendop.’ ‘Waarom heb ik geen auto?’ Maar ook: ‘Hoe kom ik een beetje droog aan bij mijn volgende afspraak?’

Halverwege kom ik de Uithof op fietsen en mijn gevoel zegt dat er in de Universiteitbibliotheek vast een WC te vinden is met flink wat toiletpapier. Een mooie plek om mijn natte pantalon, jas en haren wat af te drogen. Als een verzopen kat loop ik de Universiteitsbibliotheek binnen vol met groepjes studenten. Op naar het toilet. Daar dep ik mezelf een beetje droog. Maar ik moet nog door naar Station Utrecht Centraal, dus ik besluit een voorraadje toiletpapier in de binnenzak van mijn jas te stoppen, zodat ik mezelf op het station nog een beetje kan fatsoeneren.

Ik fiets verder, de regen houdt aan en ik word wederom kleddernat. Bij het viaduct van Utrecht Centraal aangekomen, parkeer ik mijn fiets. Uit de binnenzak van mijn jas haal ik wat toiletpapier en maak mezelf droog. Ik fatsoeneer mezelf en haast mezelf naar de trein. Op naar mijn afspraak in Amsterdam in een gelukkig droge en warme trein.

Voor mezelf beginnen (1)

brief afbeelding Eind september 2011 besloot ik tijdens de borrel van een bijeenkomst van mijn zakelijke netwerk WeetWatWerkt om voor mijzelf te beginnen. Na zeven mooie jaren bij Groen & Heesen was het tijd om een nieuwe weg in te slaan. In deze blog vertel ik mijn verhaal, mijn ervaringen en mijn ontdekkingen bij het opzetten en draaien van mijn eigen bedrijf: Theo Hermsen Organisatieadvies.

De eerste maand zit er al weer op. Een terugblik…

De KvK
Op een natte maandag morgen in december meld ik mij bij de Kamer van Koophandel in Utrecht. Een officieel en spannend moment, de eerste stap naar mijn ondernemerschap. Vol verwachting trek ik een nummertje, neem plaats in de open wachtruimte en wacht… Nadat mijn nummer op het scherm is verschenen, begeef ik mij naar de spreekkamer, waar ik warm word verwelkomd door een consulent. Hij dreunt een lijst met dingen op waar ik als startend ondernemer aan moet denken, maakt een kopie van mijn paspoort, laat mij iets tekenen en… ik sta, een illusie armer, weer buiten.

50 likes
Ik kom thuis en schrijf op Facebook, Twitter en Linkedin: ‘Zo net het KVK en BTW nummer voor Theo Hermsen Organisatie-advies binnengekomen! #wekunnenbeginnen’. Nadat ik dit heugelijk moment heb gedeeld met vrienden, familie en collega’s stromen de leuke reacties binnen. Met als klap op de vuurpijl 50 ‘likes’ op Facebook. Misschien dat dit de mijlpaal was waar ik naar zocht?

The launching customer
Een logo, website en visitekaartjes met bijpassend briefpapier en een rekeningnummer op naam van de zaak. Klaar om rekeningen te schrijven en versturen. Daarvoor heb je natuurlijk wel een opdracht nodig. Nu had ik enkele lopende en oud-opdrachtgevers meegenomen vanuit Groen&Heesen, maar die eerste echte klant, dat maakt een startend bedrijf tot een draaiende onderneming. Een vliegende start diende zich snel aan: een jaar lang Vitesse Betrokken inhoudelijk aansturen. Inmiddels is de eerste rekening de deur uit en dienen de volgende opdrachten zich aan. Vol overtuiging kan ik zeggen: ik ben zelfstandig ondernemer!

Mentale aandeelhouders
Nu de eerste weken erop zitten, merk ik dat een eenmanszaak niet betekent dat je er alleen voor staat. Met een groot aantal mensen heb ik mooie, leerzame en inspirerende gesprekken of bieden ze mij hun hulp aan. Juist nu ik de stap heb genomen voor mijzelf te beginnen, zijn zij meer dan ooit een steun en toeverlaat. Zij geven mij een goed gevoel, zekerheid en vertrouwen in mijzelf en de toekomst!